Escrever e-mail de trabalho parece a coisa mais simples do mundo e, por isso, muita gente vai mandando bala sem prestar atenção no que escreve, sem ler antes de enviar e, principalmente, sem considerar como a pessoa que recebe vai entender (ou não) a mensagem. O resultado é que essa forma de comunicação, aparentemente tão simples, acaba causando mal entendidos e gerando um ruído e tanto – normalmente por bobagens.
Isso acontece principalmente porque o e-mail (ou qualquer forma de comunicação escrita) não vem com “tom de voz“. Ou seja, a pessoa não vai saber exatamente se você estava irritado, feliz ou calmo quando escreveu. Portanto, para evitar que isso aconteça, confira a estas oito dicas da consultora de imagem Renata Mello.
Neste artigo você verá:
8 dicas para mandar bem no e-mail de trabalho
1.EVITE A CAIXA ALTA
Você pode apenas querer chamar a atenção para alguma informação, mas é muito provável que a pessoa que estiver lendo vá entender mal, como se você estivesse gritando ou, no mínimo, sendo muito indelicado. Para destacar uma informação muito importante, você pode usar negrito ou highlight (aquela opção de grifar colorido), mas sempre com moderação.
2.Exclamações não são muito profissionais!!!!
Exclamar (!) no final das frases de um e-mail de trabalho também pode dar a impressão de que você está gritando ou muito impaciente. Dependendo da frase, então, o efeito pode ser extremamente desagradável. Dizer “já falamos sobre isso.” com ponto é muito diferente de dizer “já falamos sobre isso!”. Preste atenção e deixe as exclamações preferencialmente para saudações do tipo “Bom dia!” ou “Boa sorte!”. Fica mais simpático.
3. Emoticons?
Eles são fofos, muitas vezes economizam palavras e, de cara, demonstram o “tom” que sua voz teria se você estivesse falando e não escrevendo, mas… “Se o e-mail for para um diretor ou para alguém com quem você tem pouco contato, o melhor é evitar porque a mensagem fica informal demais”, diz ela. Claro que se você recebe mensagem com um “(-:” do chefe, não tem problema algum utilizar esses sinais nas respostas. Tudo depende do grau de formalidade que vocês têm.
4 – “Ok” e pronto
Cuidado com esse tipo de resposta, mesmo quando você está com pressa. O melhor é dizer “ok, respondo na sequência”, se você quer apenas sinalizar que leu o e-mail mas não tem tempo de responder na hora, ou “ok, tudo certo”, quando estiver tudo certo mesmo, principalmente se for algum assunto complicado. Um “ok” muitas vezes significa apenas “ok” mesmo, mas pode acontecer de a pessoa dar um “tom” irritado ou desapontado para ele. Aliás, o mesmo vale para você que, se receber apenas um “ok” como resposta a um e-mail gigante, pode tentar entender que a pessoa apenas não tinha tanto tempo quanto você para escrever.
5 – OMG, OOO!
Dialetos corporativos mais confundem do que informam, normalmente. Não sabe do que estamos falando? “OMG, ele está OOO, você não sabia?” Nem todo mundo vai entender que você quis dizer “Oh meu deus (oh my god), ele está fora do escritório (out of office), você não sabia?”. Tudo bem que internamente as pessoas talvez se entendam, mas vale a pena ter cuidado quando o e-mail for para um cliente, parceiro ou funcionário novo. O mesmo vale para termos muito técnicos, especialmente se a mensagem for direcionada a pessoas de áreas diferentes. O melhor, sempre, é que ela seja clara para todo mundo. Isso evita muita dor de cabeça…
6. Saudações inadequadas
Querida, amada, idolatrada, flor, bela… Precisa continuar? “Saudações muito calorosas podem ser usadas apenas entre amigos muito próximos, para combinar um almoço comum”, diz Renata. Para colegas, clientes, chefes etc o melhor é evitar e ser mais formal mesmo. Diga apenas o nome ou, se forem vários os destinatários do e-mail de trabalho, utilize algo como “Caros”, que não costuma pegar mal e resolve o problema.
7.Diminutivos enjoadinhos
Aninha, Marcinha, Luisinho e todos os nomes no diminutivo também podem ser evitados, a menos que a pessoa seja amplamente conhecida e chamada dessa forma na empresa. É o velho excesso de informalidade que pode pegar mal novamente.
8.Obrigado x beijos
Ah, sim, pode terminar o e-mail mandando beijos? Depende. Se for muito formal, o melhor é um “obrigado”. Se for mais ou menos, um “abraço” pode ser ok. Se achar que terminar com “beijos” não tem problema, tudo bem também, desde que você não exagere com um “beijoooooossss”, que fica inadequado em todos os casos.
