Se você está começando sua jornada profissional e ainda não sabe exatamente como dar o primeiro passo, que tal entender melhor o que faz um auxiliar administrativo?
Para muitos, essa é a melhor maneira de entrar no mercado de trabalho, pois se trata de uma função que dá uma ampla visão de atividades ligadas à área administrativa sem requerer muita experiência e formação específica.
Vamos entender o que um auxiliar administrativo faz, o que precisa saber para atuar no cargo, como conseguir um emprego nessa função e, claro, quanto ganha. Acompanhe!
Neste artigo você verá:
O que faz um auxiliar administrativo?
A principal função do cargo de auxiliar administrativo é auxiliar e ajudar no total funcionamento de todas as rotinas administrativas de uma empresa. Essa pessoa vai apoiar e ajudar no total funcionamento de todas as rotinas administrativas de uma empresa.
Para entender a importância do cargo, pense que você está andando de bicicleta pela cidade. De repente, um dos pedais se solta e você fica com um pé bem apoiado e outro numa base que começa a incomodar a cada pedalada que você dá.
Um auxiliar administrativo, nesse caso, ajudaria a comunicar a área responsável pela compra do pedal, receberia o pedal na empresa e levaria até você, ou ajudaria nos trâmites burocráticos e de rotina para mandar sua bike até o conserto.
Para ter uma ideia de como ele tem um papel importante, que tal ver quais são algumas de suas atividades e responsabilidades?
- Organização de documentos. Por organização podemos entender: o recebimento, a estruturação, a digitação, o arquivamento e até a redação de alguns, como planilhas e comunicados.
- Por falar em planilhas, o auxiliar administrativo cuida também da produção de apresentações, por exemplo. Isso ajuda a área financeira e os próprios executivos, quando precisam fazer uma palestra, mas não têm tempo e habilidade para usar o Power Point.
- Ele pode cuidar, ainda, das agendas. De times, de executivos, de áreas. Ele ajuda a manter a rotina em dia, lembra? Dentro desse trabalho com agenda está o apoio às reuniões, encontrar o melhor dia e horário para todos.
- Mas de nada vale marcar uma reunião se não houver uma sala para isso. Ou, caso tenha o lugar, não ter um café e pão de queijo para os participantes. Ou sem um projetor funcionando. Pois é, ele ajuda nisso também.
- O auxiliar administrativo ajuda e também pode cuidar do atendimento e encaminhamento de clientes ou de fornecedores, no momento em que vão fazer alguma entrega de material.
Fazendo um bom trabalho, aprendendo sempre e mantendo um bom relacionamento interpessoal, o auxiliar administrativo pode dar um novo passo: ser assistente!
Qual é a diferença entre auxiliar e assistente administrativo?
Os profissionais atuam com o mesmo foco. Tanto o auxiliar administrativo quanto o assistente estão na base dos cuidados para que o trabalho flua. Mas com uma boa diferença: o auxiliar cuida das atividades mais simples.
Portanto, o assistente administrativo tem responsabilidades maiores. Tarefas um pouco mais complexas ou que exigem conhecimentos um pouco mais específicos.
O assistente atua mais próximo do gestor (líder) e, em muitos casos, já está em algum curso de graduação – administração, por exemplo.
Mas antes de falar sobre a formação acadêmica, vale destacar alguns conhecimentos que ajudam a fazer a diferença no trabalho de um auxiliar administrativo.
Quais são as competências de um auxiliar administrativo?
Geralmente, a empresa não faz exigências muito fora do comum, como cursos e especializações muito diferentes.
Algumas das competências ou habilidades que são pedidas até já devem fazer parte de sua vida:
- Conhecimento de informática: pacote Office completo (lembra-se das planilhas, do Power Point?).
- Idioma: ter uma boa base do português é importante. Se você tiver um segundo idioma, como inglês ou espanhol, pode se destacar ainda mais! Mas, não é comum que isso seja uma exigência.
- E por falar em idioma: saber se expressar em nossa língua portuguesa. Em texto e fala!
- E uma dica importante: busque conhecer como funcionam as plataformas de colaboração. Trello e Asana são bons exemplos. Muitas empresas adotam essas soluções para ajudar as pessoas a trabalharem em equipe e a se organizarem.
O que é preciso saber para ser um bom auxiliar administrativo?
As atividades e tarefas de um auxiliar administrativo são várias e para vários setores. Por isso, é importante ter algumas características que vão contribuir para o bom andamento do dia a dia,
Organização
O auxiliar administrativo tem de ser organizado para conseguir lidar com as diversas demandas da rotina. Por isso, conseguir estabelecer horários para executar cada tarefa e ter uma agenda sempre atualizada é um dos pontos principais para o profissional.
É importante entender quais boas práticas de organização você se encaixa melhor e, se for necessário, rever esses processos de tempos em tempos.
Atenção
Como são muitos os detalhes, os fornecedores e os colegas de trabalho com quem o profissional precisa lidar, é importante ter atenção aos detalhes de cada tarefa.
Isso vai evitar confusões de entregas ou de horários no dia a dia, por exemplo. Essa característica está muito ligada à organização. A boa organização costuma levar à atenção.
Vontade de aprender
Isso vale para toda a vida, dentro e fora da empresa. No caso de um auxiliar que está começando sua jornada, aprender, aprender e aprender é o segredo.
Por ser um cargo que não exige uma faculdade, é uma oportunidade e tanto para você focar em outros tipos de aprendizados, desde cursos que pode fazer até aprender a lidar com determinadas situações no seu dia a dia.
Capacidade de se relacionar bem com os outros
Lembre-se de que essa profissão exige o relacionamento com muitas pessoas durante o dia, porque, na maior parte das vezes, o auxiliar administrativo fica em contato com todas as áreas da empresa.
Então, invista em uma comunicação objetiva e acolhedora. Isso vai te ajudar a ficar próximo das pessoas e criar relações saudáveis no ambiente de trabalho.
Resiliência
É importante ter em mente que algumas situações desafiadoras vão acontecer no dia a dia. Nem sempre passamos por elas do jeito que gostaríamos, por mais que o esforço seja grande.
Nessas horas, cabe a nós aprender com o que não deu muito certo, levantar, sacudir a poeira e dar a volta por cima! É assim que a jornada funciona, e a recompensa dessa postura é muito gratificante.
Formação e salário
Falando de recompensa, vamos falar de salário daqui a pouco. Antes, vale fechar o conjunto de competências, conhecimentos e habilidades. Vamos falar de formação.
Para os cargos de auxiliar administrativo, o que mais se exige é o ensino médio completo.
E quanto ganha?
Na média, de acordo com o Vagas.com, o salário de um auxiliar administrativo é de R$ 1.397,00 Ficou interessado na profissão?
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