Fazer reuniões melhores pode ser uma boa forma de aumentar a produtividade e acabar com a perda de tempo que esse tipo de evento costuma indicar na agenda do dia. Confira alguns caminhos para tornar esses encontros mais prazerosos para todo mundo.
9 passos para fazer reuniões melhores
1. Faça uma pauta
Muitos assuntos, muitos detalhes… Rever projetos anteriores pode ser uma necessidade de toda a equipe ou de um dos seus membros. A liderança deve ter esse papel de definir por ordem de importância quais os pontos prioritários e acatar propostas de outros pontos.
2. Envie um email a todos com antecedência
Adiantar os principais pontos de pauta faz com que as pessoas já pensem no assunto e tragam propostas mais amadurecidas ao momento da reunião. Também é uma oportunidade para a equipe acrescentar pontos esquecidos que podem ser resolvidos rapidamente.
3. Prepare seus argumentos
Se você já sabe sobre o tema da reunião, faça sua lista de questões, sugestões, argumentação para defender uma ideia. Se possível, coloque em um PowerPoint para dar maior visibilidade a todos. Seja bastante objetivo.
4. Defina um horário de duração
Todos temos mil tarefas além das reuniões! Definir o tempo de duração de uma reunião ajuda na condução da conversa contribuindo para sua agilidade. Colocar um relógio ou cronômetro visível a todos pode ajudar a não dispersar os assuntos.
5. Café e comidinhas
Dependendo do horário da reunião, um biscoitinho, um café ou mesmo suco podem ajudar no clima de colaboração. Com estômago roncando ninguém é produtivo! Além disso, quitutes criam um clima de confraternização.
6. Saiba ouvir
Você pode estar muito ansioso para apresentar sua proposta ou contrapor um projeto, mas tenha calma! Respire, deixe o outro acabar sua exposição, escute com atenção. A ansiedade pode impedi-lo de ouvir respostas às suas dúvidas.
7. Aproveite a diversidade
O ser humano é um bicho esquisito. Tendemos a gostar muito de pessoas que pensam como nós e, com isso, perdemos a oportunidade de conhecer ângulos diferentes. Deixe o preconceito de lado e coloque as orelhas em pé! Boas ideias podem vir de uma observação de quem você menos espera. Não por acaso, as empresas têm procurado diversificar sua equipes: elas enriquecem os projetos.
8. Faça uma ata
Esqueça a ata da reunião do condomínio! Ata, aqui, significa anotar todas as ideias em aberto; quem se responsabilizou por cada parte do projeto, datas, prazos e metas. Tudo deve ser anotado e enviado para todos depois, com a gentileza de pedir para conferir se tudo o que foi conversado está contemplado na ata. É muito bacana que essa ata seja uma ferramenta de gestão de projeto, para avaliar o que está em andamento, está dando problema ou já foi terminado.
9. Humor na medida certa
Um tempero de bom humor relaxa a tensão e abre os poros da boa vontade para uma boa reunião. Pode ser uma imagem criativa no seu PowerPoint, uma história contada por quem vai dirigir a reunião no início ou mesmo um vídeo do YouTube no final. Claro, tudo isso tem que ter a ver com o assunto, o tema ou a área do seu trabalho. Ser bem humorado não quer dizer que você não seja sério. Quer dizer que você é de bem com a vida.
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