Reuniões produtivas podem ser a forma de comunicação mais eficiente que existe. Duvida? Então confira estas dicas certeiras do coach Alexandre Rangel para otimizar esses encontros ganhando tempo e indo direto ao ponto.
Neste artigo você verá:
6 dicas para fazer reuniões mais produtivas
Podem ser consideradas como reuniões produtivas os encontros que cumprem com o seu objetivo inicial, seja ele a discussão de um tema complexo ou início de um projeto, compartilhamento de resultado entre a equipe ou uma tomada de decisão.
1. Planeje a agenda da reunião
Esse é o primeiro ponto para não deixar a reunião virar a maior ladra do tempo corporativo. “É preciso determinar, com antecedência, quem vai liderar a conversa, em que local ela vai ocorrer, que assunto será discutido e qual vai ser a sua duração”, afirma Rangel. “É comum que, em uma sala com quatro ou cinco pessoas, fique um olhando para a cara do outro sem saber por onde começar.”
2. Defina o tópico a ser discutido e o objetivo da conversa
Para convocar uma reunião é preciso ter em mente qual será o seu propósito, como tratar de determinada proposta comercial ou discutir planos de treinamento, por exemplo. “Quando o objetivo é claro as pessoas já podem se munir das informações que serão necessárias para leva-lo adiante.”
3. Dispense quem pode ser dispensado
Segundo Rangel, é muito comum ter pessoas desnecessárias participando de uma reunião. Isso, obviamente, gera muita perda de tempo, tanto da pessoa que foi convocada e nem sabe por que está ali quanto para os outros, que acabam se perdendo em conversas paralelas. Sua dica é convocar apenas as pessoas necessárias para o encontro.
4. Envolva todos os membros indispensáveis
O contrário de convocar quem não tem nada a ver com o assunto também ocorre com frequência. É quando as pessoas esquecem de chamar para a conversa alguém que é indispensável para discutir determinado assunto. “Nem sempre essa pessoa está disponível naquela hora e, muitas vezes, é preciso remarcar a reunião”, diz Rangel.
5. Estabeleça limites para a duração do encontro
Pode não parecer, mas saber dimensionar quanto tempo uma reunião deve durar é essencial para que ninguém perca tempo a mais do que o necessário. Se, por exemplo, uma reunião prevista para durar três horas e acabar em uma hora e meia, os participantes terão bloqueado a agenda por uma hora e meia a mais do que seria necessário. Por outro lado, se ela se estender por uma hora e meia além do que estava previsto, os participantes podem perder compromissos e ainda perderem o foco porque estão preocupados com esse atraso.
6. Evite desvios e saia com definições
Por fim, a sexta dica para ter reuniões mais produtivas é, claro, manter o foco no que precisa ser discutida. “É preciso evitar desvios”, diz ele. “Se for para falar sobre elefantes, não deixe que a lembrança da tromba leve a conversa para a jiboia ou, em dali a alguém tempo, vocês estarão falando da sucuri de Manaus”, diz ele. “O líder da reunião tem a função de manter a conversa nos trilhos.”
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