Entender como priorizar tarefas é um dos grandes desafios na vida profissional de qualquer pessoa, mas também é uma das maiores necessidades.
Ao estabelecer a ordem de execução das suas atividades, você garante que tudo será entregue no prazo e que não deixará atrasar entregas fundamentais. Além disso, essa organização também vai te ajudar a manter o foco no que realmente importa.
Se você quer aprender a priorizar, continue lendo o artigo e veja as nossas dicas!
Neste artigo você verá:
Por que é importante aprender a priorizar tarefas?
A priorização de tarefas é sinônimo de produtividade na rotina de trabalho.
Quando você sabe por onde começar um projeto, o seu processo de execução se torna mais lógico e orgânico, pois há diminuição de gargalos ao longo do caminho. Sendo assim, definir prioridades:
- evita retrabalhos e desentendimentos entre a equipe;
- evita o desgaste mental dos profissionais na execução da tarefa;
- assegura mais autonomia para os colaboradores;
- reduz os atrasos e dá margem para a renegociação de prazos;
- ajuda a manter a qualidade dos projetos à medida que considera o tempo e o esforço necessários para a sua execução.
Mas como fazer isso quando tudo parece tão urgente?
Existem alguns métodos que podem te ajudar muito!
Como priorizar tarefas?
O grande desafio da priorização de tarefas é identificar o que é mais importante e, portanto, deve ser feito primeiro.
Para chegar nesse planejamento das suas atividades, você pode seguir alguns passos:
1. Faça uma lista com as suas atividades
O primeiro passo para priorizar tarefas é ter em vista tudo o que precisa ser feito. Por isso, antes de qualquer coisa anote todas as atividades que deve realizar.
Inclusive, essa também pode ser uma técnica para diminuir a ansiedade em relação às obrigações. Essa estratégia é chamada de Brain Dump.
2. Avalie prazos
Depois que tiver todas as suas tarefas mapeadas, anote ao lado as datas de previsão de entrega de cada uma delas.
Esse é o critério de priorização mais utilizado pelas pessoas — por motivos óbvios — e já vai te dar um norte do que pode ser feito primeiro, entretanto, você também pode adotar outros parâmetros.
3. Estabeleça critérios de priorização
Determinar prioridades com base no prazo de entrega é um bom começo, mas também é preciso considerar outros aspectos como a importância, o impacto e o tempo necessário para a execução das suas tarefas.
Por conta disso, existem vários métodos de priorização que se baseiam em diferentes fatores. Um dos mais comuns é, sem dúvidas, a Matriz Eisenhower, que separa as tarefas em 3 matrizes considerando a sua relevância e urgência.
Sendo assim, de acordo com essa metodologia, as tarefas podem ser classificadas como:
- Prioridade máxima (são importantes e urgentes);
- Prioridade média (são importantes, mas não são urgentes);
- Prioridade baixa (são urgentes, mas não são tão importantes).
4. Entenda o que pode ser adiado
A partir da sua Matriz Eisenhower, pode ser que você identifique tarefas com um prazo próximo, mas que não são tão relevantes. Aqui, há a possibilidade de adiar essa atividade para manter o foco no que vai dar mais resultado.
5. Agende horários para a execução das tarefas
Por fim, quando tiver estabelecido a sua lista de prioridades, para colocar a execução em prática seguindo essa ordem, separe espaços na sua agenda específicos para a realização dessas atividades.
Com toda certeza, ao colocar essas dicas em prática, você vai sentir a sua rotina um pouco mais leve e mais focada no que realmente importa. Esse é um passo importante para melhorar o seu desempenho.
Se você quer mais dicas como esta, leia este artigo sobre como se tornar um profissional de alta performance.
