*por Vania Paula
Quando você precisa enviar e-mails em inglês, você tem dificuldades para desenvolver a escrita e acaba digitando o mínimo possível porque fica com medo de cometer erros?
Sabia que, dependendo da forma como você escreve, você pode estar sendo rude e corre o risco de ter suas intenções mal interpretadas, ou simplesmente ficar no “limbo”, sem um retorno?
No mundo dos negócios globais, onde o e-mail acaba sendo muitas vezes o principal meio de comunicação, não é apenas o aspecto gramatical que está em questão, mas também a assertividade na mensagem que está sendo transmitida.
Pensando nisso, separei dicas importantes para você checar como está sua estrutura de e-mails e algumas frases modelo para você usar como e quando quiser.
Se quiser imprimir essas informações e deixar sempre à vista para usar como base de consulta, fique à vontade.
E aproveite para compartilhar com seus colegas de trabalho, que certamente irão agradecer!
Vamos lá.
Neste artigo você verá:
Como escrever e-mails em inglês mais educados
Em linhas gerais, quando a pessoa estiver lendo o seu e-mail, é importante que ela seja capaz de identificar claramente as seguintes informações:
- Quem é essa pessoa?
- Sobre o que é esse e-mail e por que ela me escreveu?
- Eu preciso responder?
Para ajudar você nisso, aqui está um exemplo de estrutura para compor os seus e-mails:
- Destinatário
- Saudação inicial
- Apresentação
- Explicando do que se trata o e-mail
- Solicitando ação/resposta ou fornecendo ajuda
- Saudação final
Vamos aprofundar cada um desses itens.
1. Destinatário
Sempre que possível, procure enviar o e-mail a alguém especifico.
Essa história de enviar o e-mail para uma série de pessoas e esperar que alguém tome a iniciativa de responder costuma não dar muito certo (a menos que esse já seja um processo na sua empresa).
Exemplos (sem destinatário especifico):
- Hello team,
- Hi team,
- Hello everybody,
- Dear all,
- To whom it may concern,
- Dear Mister/Miss,
- Hi,
Exemplos (com destinatário especifico):
- Dear John Smith,
- Hello Mr. Smith,
- Hello Mary Donny,
- Dear Ms. Donny,
IMPORTANTE: evite “Good morning, afternoon, evening” porque você não sabe o horário que a pessoa irá ler.
2. Saudação inicial
Usar saudação inicial no seu e-mail é uma excelente forma quebrar o gelo, sem encher linguiça mas também sem ser rude indo direto ao ponto.
Exemplos:
- I hope all is well.
- How are you? I hope you are healthy and happy.
- I hope you are well.
- I hope you are fine.
- I trust you and your coworkers are fine.
- Greetings from all of us at _________ [company name].
- Greetings from _____ [person’s name] and me.
- It is a pleasure to be in touch with you again.
- It was a delight to see you in ____[conference/event/place].
- Welcome back to work! I hope you had a nice vacation.
- Thank you for your [support|time|help|assistance].
- I really appreciate the [support|time|help|assistance] you’ve given me.
- Thank you once more for your help in this matter.
- Thank you for writing to us about your experience in the hotel last week.
IMPORTANTE: procure sempre que possível usar saudações diferentes, especialmente se você está acostumado a se comunicar com os mesmos grupos de pessoas.
3. Apresentação
Após a saudação inicial, se você está enviando um e-mail para quem ainda não conhece, é importante apresentar-se.
Exemplos:
- I’m working with John Carter on Project Diamond.
- Lucy Dinn at Company Extreme said I should contact you.
- I saw you last week at the Medicine Directors’ Conference but didn’t have a chance to introduce myself.
4. Explicando do que se trata o e-mail
Para obter a atenção do destinatário, que certamente tem outras dezenas de e-mails para ler, já no primeiro parágrafo, você deve deixar claro a resposta para a seguinte pergunta: “Sobre o que é esse e-mail e por que ela me escreveu?”. Por isso eu separei exemplos diferentes para diferentes contextos:
Agradecimento
I am writing to thank you for your generous contribution to the ……….
Apresentar um novo funcionário
I am pleased to introduce Peter Wilson, Manager of Training Department.
Informar um novo procedimento
This procedure explains how to request services from Information Technology Department.
Assuntos abordados em reuniões
- To follow up our call earlier…
- As we discussed at yesterday’s meeting…
Compartilhar informação
- I am pleased to inform you that we have hired a new Vice President of Financial.
- I would like to update you on changes in our travel policy.
- Good news…
- I have an answer for you…
- I’ve completed my research for you…
- Just getting back to you…
- I received some important information from Ms. Smith, and I believe it will be useful to you…
Confimar compromissos
Informal: Can I confirm we’re still on for lunch tomorrow at 2pm at the South West station?
Formal: This is to confirm our meeting at your office tomorrow at 2 p.m. Does the arrangement still work for you?
Confirmar um acordo
I am happy to confirm our agreement about the…
Declinar uma solicitação
Thank you for writing to ask about attending the conference in Sidney. I wish I could approve your request but unfortunately, I could not.
Enviar um convite
You are invited to Venture Capital Chat on Thursday, December 4, from 4 to 6 p.m. at the Arena Theater.
Fornecer recomendação
Jessica Dell has asked me to provide information to you in support of her job application, and I am pleased to do so.
Parabenizar
Congratulations on successfully passing the exam. Your hard work has paid off!
Pedido de desculpas
- Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am sorry that a medical issue prevented my attending.
- Let me start with an apology.
- I’m sorry.
- I apologise.
- Please accept my apologies.
Solicitar aprovação
- I would appreciate your approval to attend a training program to meet my annual performance goals…
Solicitar carta de referência/recomendação
- I am applying to graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Solicitar permissão
- I am writing to request permission to…
Solicitar reunião
- I would like to request a brief meeting with you to discuss…
5. Solicitando ação ou fornecendo ajuda
Antes da saudação final, aproveite para reforçar que você precisa de um retorno (se esse for o caso) e que você está a disposição para esclarecer eventuais dúvidas adicionais.
Exemplos:
- If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
- If you require any further information, feel free to contact me.
- If you require any further information, let me know.
- Please feel free to contact me if you need any further information.
- Please let me know if you have any questions.
- I hope the above is useful to you.
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
- Please contact me if there are any problems.
- Let me know if you need anything else.
- Drop me a line if I can do anything else for you.
- I look forward to hearing from you soon / meeting you next Monday.
- I look forward to seeing you soon.
- I’m looking forward to your reply.
- We hope that we may continue to rely on your valued custom.
- We look forward to a successful working relationship in the future.
- Please advise as necessary.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
6. Saudação final
A lista abaixo é bem repleta de exemplos para finalizar um e-mail de maneira gentil, seja em uma comunicação formal ou informal.
Informal
- Cheers,
- Faithfully,
- Many thanks,
- Take care,
- Warmly,
Formal
- All best,
- All the best,
- Best regards,
- Best wishes,
- Best,
- Cordially yours,
- Cordially,
- Fond regards,
- Hope this helps,
- In appreciation,
- In sympathy,
- Kind regards,
- Kind thanks,
- Kind wishes,
- My Best,
- My best to you,
- Regards,
- Respectfully yours,
- Respectfully,
- Sincerely yours,
- Sincerely,
- Thank so much,
- Thank you for your assistance in this matter,
- Thank you for your consideration,
- Thank you for your recommendation,
- Thank you for your time,
- Thank you,
- Thanks,
- Warm regards,
- Warm wishes,
- With appreciation,
- With deepest sympathy,
- With gratitude,
- With sincere thanks,
- With sympathy,
- Your help is greatly appreciated,
- Yours cordially,
- Yours faithfully,
- Yours respectfully,
- Yours sincerely,
- Yours truly,
Dicas extras
- Se você tem o hábito de receber muitos e-mails em inglês, verifique como eles escrevem, aprenda usando o conceito da modelagem e lembre-se sempre de que você está se comunicando com pessoas de diversas culturas. Seja sempre cuidadoso!
- É legal sempre ir variando a forma como você inicia e encerra seus e-mails, especialmente se você envia sempre para o mesmo grupo de pessoas. Você pode copiar e colar essas sentenças no seu computador e ir usando à medida que for respondendo seus e-mails.
- Lembre-se de usar o corretor ortográfico para conferir possíveis falhas de digitação, pontuação ou gramática.
Conclusão
A falha na comunicação escrita pode causar uma série de contratempos e retrabalhos, porque dependemos da interpretação do outro lado. Quando isso acontece em um idioma diferente, é ainda pior, porque da mesma forma que você pode ainda não dominar completamente o idioma, a pessoa do outro lado pode ter a mesma dificuldade que você, concorda?
Se assumirmos a responsabilidade de sermos o mais assertivo possível na nossa comunicação, as nossas chances de sucesso com certeza são maiores.
Coloque-se sempre no lugar do outro e lembre-se dos três itens que ele precisa conseguir responder ao ler seu texto:
- Quem é essa pessoa?
- Sobre o que é esse e-mail e por que ela me escreveu?
- Eu preciso responder?
Espero que você tenha aproveitado essas dicas! Bom trabalho!
*Vania Paula é Especialista em Idiomas e idealizadora do programa Fluência Descomplicada
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